Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen ongeacht hun grootte of sector verplicht gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties via het Peppol-netwerk. Dit betekent dat facturen rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Het versturen van papieren facturen of pdf-facturen zal dus niet langer toegestaan zijn voor transacties tussen ondernemingen.
Wat is een gestructureerde elektronische factuur?
Dat is een factuur die wordt opgesteld, verstuurd en ontvangen in een gestructureerd, digitaal formaat. Daardoor kunnen de factuurgegevens automatisch verwerkt en geïntegreerd worden in de boekhoud- en ERP-systemen van de ontvanger. Pdf-facturen bevatten geen gestructureerde gegevens en zijn dus geen gestructureerde e- facturen.
Welke voordelen biedt e-facturatie?
E-facturatie biedt
- lagere kosten: besparingen tot € 9 per factuur, of 75 % minder factureringskosten
- hogere efficiëntie: een geautomatiseerde verwerking vermindert fouten, verwerkt facturen sneller en versnelt betalingen;
- betere beveiliging: dankzij het beveiligde Peppol-netwerk wordt misbruik en fraude voorkomen dankzij een veilige gegevensoverdracht.
- fiscale voordelen:
- de basisaftrek binnen de investeringsaftrek wordt verhoogd naar 20 %.
- voor de belastbare periodes van 2024 tot 2027 kan je bij keuze voor abonnementsformules een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen voor factureringspakketten en advieskosten
- een professionele uitstraling naar jouw klanten en leveranciers.
Tot slot is ons land zo de Europese regelgeving, die vanaf 1 juli 2030 verplicht wordt voor intracommunautaire transacties, daarmee een stap voor.
Hoe gestructureerde e-facturen correct verzenden en ontvangen?
Dit kan enkel met software die compatibel is met het Peppol-netwerk. Spreek je boekhouder of softwareleverancier erover aan. Er zijn tal van betaalbare en gebruiksvriendelijke oplossingen beschikbaar op de markt, zelfs voor kleine ondernemingen.
Meer info hierover vind je op de website van VLAIO.